PowerPoint（パワーポイント）　 ― 情報の集め方―

こんにちは。Caderuです。

実務でプレゼンテーションを任されたという方から、よく寄せられるお悩みです。
「PowerPointは習ったことがあります。でもいざパソコンに向かうと「何を書こうか…色はどうしようか…そんなことに時間を費やしてギブアップしてしまいます」

パソコンに向かう前に　まずやること

大切なのはアナログ作業の時間です。

まず最初にやることは、[目的]と[ゴール]を明確にすることです。
そして必要な情報を収集し、拡散しているイメージを整理分析する必要があります。

【目的の明確化】

そのプレゼンテーションの目的は、何ですか？

 商品紹介

イベント実施

 承認獲得

研究報告

講演

デスカッション　など

聞き手の把握とニーズの予測

そのプレゼンテーションの聞き手は誰ですか？

その聞き手は、何を知りたいと思っているのでしょう。

聞き手によって、情報の集め方と本体の構成が変わってきます。

【聞き手の把握】

 不特定多数

 年齢層の違い

 取引先

 聞き手の興味やこだわりは何か

 聞き手にとっての必要な情報は何か

 聞き手に何をアピールするか

 決裁権を持った人か

 決裁権を持つ人に伝言する人か

など

【ゴールの明確化】

そのプレゼンテーションによって得たいものは、何ですか？

 商品を知ってもらう

 商品を買ってもらう

 活動に参加してもらう

 活動を報告する

 評価意見をもらう

 決裁をもらう

　など

情報収集を始めましょう

ゴールイメージが明確になったら、目的を達成するための情報をたくさん集めます。

「これはいらないかも・・・」と、この段階では判断しないで、とにかくたくさん集めてください。

篩（ふるい）に掛けられた情報の中からも、役に立つ文言やキーワードが隠れていて

発表時の文言や質疑応答の助けになるからです。

情報を整理する

収集した情報の整理は、
「 K J法」　「マインドマップ」　「フイッシュボーン図」などを利用しても良いかと思われます。

整理することで、拡散しているイメージが分析整理され、

不足しているもの
重複しているもの
強調すべきこと

が浮かび上がります。

フレームワークに落とし込む

フレームワークとは、「枠組み」「骨組み」「構造」のことです。

思考の枠組みですね。

フレームワークに落とし込むことで、流れが論理的に整理され、ゴールイメージへと結びつきやすくなっていきます。

フレームワークを知っていると、情報の集め方も効率良く進みます。

プレゼンテーションで良く使われるフレームワークを一部ご紹介します。

5W3H

What(ホワッツ)　　目的は何
When(ホウェン)　　　　　実行期限はいつ
Where(ホウェア)　　　　　場所はどこ
Who(フー)　　　　　　　　担当、分担、顧客ターゲットは誰
Why(ホワイ)　　　　　　　ニーズの明確化
How(ハウ)　　　　　　　　方法、手段、仕上げ方・
How Much(ハウマッチ)　　コストはいくらかかる
How Many(ハウメニー)　　数量はどれくらい