こんにちは。Caderuです。
今回は「社外文書」の基本についてご紹介していきます。
「社外文書」は、取引先や関係会社など、自分の所属する会社以外の企業や人に提出する文書です。
「社外文書」の種類
取引関係
• 見積書、注文書、請求書、依頼書、照会状、回答書、督促状、通知状
社交・儀礼
• 挨拶状、招待状、礼状、祝賀状（開業開店、新築改装、栄転就任など）、見舞状
「社外文書」のポイント
儀礼的な挨拶は必須
前文（時候の挨拶、感謝の言葉など）を省略しない
末文（結びの文章）を省略しない
法人名は、（株）などと略さずに、正式名称を書く
1件の内容につき、1枚の用紙におさめる
曖昧な表現を避け、簡潔にまとめる
「社外文書」の例
図 社外文書（例）
【文書番号】
文書番号は会社によって必要でない場合もあります
【発信年月日】
作成日ではなく、発信する年月日です。
「参加・不参加」などの返信を要する文書の発行は余裕をもって設定します。
《 ○月吉日 という日付について 》
ビジネス文書では、発信・作成日付がエビデンス（証拠）となります。
契約書や納品書、報告書、請求書、督促状、注文書などの公の文書では使用しません。
しかし、ビジネス文書であっても、創立・設立・記念日など慶事の案内状など、
社交文書の発信日であれば使うことはあります。
【宛名】
会社や部署に宛てる場合は、「御中」
※個人名までわかっている場合は、会社名 部署名 個人名様とします。
複数に宛てる場合は、「各位」
※各位”という言葉は、単体で「皆様」という敬称の意味を含んでいますので、
各位に様をつけると二重敬語なってしまいます。
誤 ○○各位様
個人に宛てる場合は、「様」、「殿」
※ 以前は役職名のあとに「殿」を付ける書類も見かけましたが、
今では個人への宛名は「様」を使うのが一般的です。
殿は目下の人に使うものと言われることもあり、対外的な文書に「殿」は使わない
というのが主流になってきています。
【署名】
発信者名（社名、役職名、氏名等）を記載
宛名より 1行下げて右揃えにします。
【標題】
文書の件名、タイトルを記載
文字を大きくしたり、強調文字にするなどして中央に配置します。
前文
【頭語と結語】
頭語は文頭にくる挨拶です。
「拝啓」「謹啓」などがあります。
結語とセットで使います。
【時候の挨拶】
頭語から1字あけて書き始めます。
「時下」は季節に関係なく使え、「ますます・・・」が続きます。
会社の場合は、「ご清祥」「ご清栄」「ご隆盛」
個人宛なら、「ご健勝」と続けます。
【安否の挨拶】
相手の安否を気遣う言葉です。
【感謝の挨拶】
日頃お世話になっている感謝の気持ちを伝えます。
主文
最初に「結論」をもってきてから「概要」を完結に記載します。
起こし言葉
「さて、」「ところで、」などの言葉を置き、用件に入ります。
「つきましては、」の言葉の後に、こちらが伝えたいこと、お願いしたいことを書きます。
「なお、」で、補足や追加で記載することを続けます。
※改行位置に注意し、目的を明確に簡潔に書きましょう。
末文
終わりの挨拶を述べます。
記書き
「記書き」は要点を明確化させる大切な要素です。
文章の中で最も伝えたい部分を箇条書きにしたものです。
記書き のルール
文書が1ページで終わる場合にのみ使用します。
「記」は行の中央に書き、1行あけて箇条書きを始めます。
最後は「以上」を右端に書いて締めます。
縦書きの社交文書の書き方
縦書きの場合は、書き出しに違いがあります。
- 数字は漢数字
- 日付けは和暦
- 日付けの位置は結語の次の行
